電子契約の導入手順｜検討から運用までの流れ

電子契約は、サービスを選べば比較的短期間で導入できますが、社内ルールや取引先への案内など、準備しておきたいポイントがあります。一般的な流れを整理します。

① 目的と対象の契約を整理する

まず、どの契約を電子化するか（業務委託・雇用・NDA・発注書など）と、目的（押印・郵送の手間削減、スピードアップ、保管の効率化など）を整理します。契約の種類によって、向いている署名方式が変わることもあります（→立会人型と当事者型）。

② サービスを選定する

署名方式・料金（初期費用・月額・送信単価）・電子帳簿保存法対応・必要な機能・相手の使いやすさで選びます（→サービスの選び方）。無料プランやトライアルで操作性を確かめるのがおすすめです。送信件数が多い場合は月額コスト試算で総額を比較しましょう。

③ 社内のルール・権限を決める

誰が契約書を作成・送信・承認するのか、ワークフロー（社内承認ルート）をどう設定するのかを決めます。電子帳簿保存法に対応するため、事務処理規程や保存・検索の体制も整えておくと安心です（→電子帳簿保存法と電子契約）。

④ 取引先への案内を準備する

電子契約は相手にも署名してもらう必要があります。多くのサービスは受信側（署名する側）は無料で、メールのリンクから署名できますが、相手が電子契約に不慣れな場合に備えて、署名手順の案内を用意しておくとスムーズです。紙での対応を希望する相手への運用も決めておきましょう。

⑤ 運用し、データを適切に保存する

締結した契約書は、タイムスタンプの付与や、日付・金額・取引先での検索ができる形で保存します。電子帳簿保存法の要件に沿った運用を継続することが大切です。

法令・要件は改正されることがあります。電子帳簿保存法・法的効力の詳細は、国税庁・各省庁の一次情報や、弁護士・税理士等の専門家にご確認ください。本記事は一般的な解説で、特定の対応の適否を保証するものではありません。